1) Have a strategy, make a plan

Why do you want to write for journals? What is your purpose? Are you writing for research assessment? Or to make a difference? Are you writing to have an impact factor or to have an impact? Do you want to develop a profile in a specific area? Will this determine which journals you write for? Have you taken their impact factors into account?

Have you researched other researchers in your field – where have they published recently? Which group or conversation can you see yourself joining? Some people write the paper first and then look for a ‘home’ for it, but since everything in your article – content, focus, structure, style – will be shaped for a specific journal, save yourself time by deciding on your target journal and work out how to write in a way that suits that journal.

Having a writing strategy means making sure you have both external drivers – such as scoring points in research assessment or climbing the promotion ladder – and internal drivers – which means working out why writing for academic journals matters to you. This will help you maintain the motivation you’ll need to write and publish over the long term. Since the time between submission and publication can be up to two years (though in some fields it’s much less) you need to be clear about your motivation.

2) Analyse writing in journals in your field

Take a couple of journals in your field that you will target now or soon. Scan all the abstracts over the past few issues. Analyse them: look closely at all first and last sentences. The first sentence (usually) gives the rationale for the research, and the last asserts a ‘contribution to knowledge’. But the word ‘contribution’ may not be there – it’s associated with the doctorate. So which words are used? What constitutes new knowledge in this journal at this time? How can you construct a similar form of contribution from the work you did? What two sentences will you write to start and end your abstract for that journal?

Scan other sections of the articles: how are they structured? What are the components of the argument? Highlight all the topic sentences – the first sentences of every paragraph – to show the stages in the argument. Can you see an emerging taxonomy of writing genres in this journal? Can you define the different types of paper, different structures and decide which one will work best in your paper? Select two types of paper: one that’s the type of paper you can use as a model for yours, and one that you can cite in your paper, thereby joining the research conversation that is ongoing in that journal.

3) Do an outline and just write

Which type of writer are you: do you always do an outline before you write, or do you just dive in and start writing? Or do you do a bit of both? Both outlining and just writing are useful, and it is therefore a good idea to use both. However, make your outline very detailed: outline the main sections and calibrate these with your target journal.

What types of headings are normally used there? How long are the sections usually? Set word limits for your sections, sub-sections and, if need be, for sub-sub-sections. This involves deciding about content that you want to include, so it may take time, and feedback would help at this stage.

When you sit down to write, what exactly are you doing:using writing to develop your ideas or writing to document your work? Are you using your outline as an agenda for writing sections of your article? Define your writing task by thinking about verbs – they define purpose: to summarise, overview, critique, define, introduce, conclude etc.

4) Get feedback from start to finish

Even at the earliest stages, discuss your idea for a paper with four or five people, get feedback on your draft abstract. It will only take them a couple of minutes to read it and respond. Do multiple revisions before you submit your article to the journal.

5) Set specific writing goals and sub-goals

Making your writing goals specific means defining the content, verb and word length for the section. This means not having a writing goal like, ‘I plan to have this article written by the end of the year’ but ‘My next writing goal is to summarise and critique twelve articles for the literature review section in 800 words on Tuesday between 9am and 10.30’. Some people see this as too mechanical for academic writing, but it is a way of forcing yourself to make decisions about content, sequence and proportion for your article.

6) Write with others

While most people see writing as a solitary activity, communal writing – writing with others who are writing – can help to develop confidence, fluency and focus. It can help you develop the discipline of regular writing. Doing your academic writing in groups or at writing retreats are ways of working on your own writing, but – if you unplug from email, internet and all other devices – also developing the concentration needed for regular, high-level academic writing.

At some point – ideally at regular intervals – you can get a lot more done if you just focus on writing. If this seems like common sense, it isn’t common practice. Most people do several things at once, but this won’t always work for regular journal article writing. At some point, it pays to privilege writing over all other tasks, for a defined period, such as 90 minutes, which is long enough to get something done on your paper, but not so long that it’s impossible to find the time.

7) Do a warm up before you write

While you are deciding what you want to write about, an initial warm up that works is to write for five minutes, in sentences, in answer to the question: ‘What writing for publication have you done [or the closest thing to it], and what do you want to do in the long, medium and short term?’

Once you have started writing your article, use a variation on this question as a warm up – what writing for this project have you done, and what do you want to do in the long, medium and short term? Top tip: end each session of writing with a ‘writing instruction’ for yourself to use in your next session, for example, ‘on Monday from 9 to 10am, I will draft the conclusion section in 500 words’.

As discussed, if there are no numbers, there are no goals. Goals that work need to be specific, and you need to monitor the extent to which you achieve them. This is how you learn to set realistic targets.

8) Analyse reviewers’ feedback on your submission

What exactly are they asking you to do? Work out whether they want you to add or cut something. How much? Where? Write out a list of revision actions. When you resubmit your article include this in your report to the journal, specifying how you have responded to the reviewers’ feedback. If your article was rejected, it is still useful to analyse feedback, work out why and revise it for somewhere else.

Most feedback will help you improve your paper and, perhaps, your journal article writing, but sometimes it may seem overheated, personalised or even vindictive. Some of it may even seem unprofessional. Discuss reviewers’ feedback – see what others think of it. You may find that other people – even eminent researchers – still get rejections and negative reviews; any non-rejection is a cause for celebration. Revise and resubmit as soon as you can.

9) Be persistent, thick-skinned and resilient

These are qualities that you may develop over time – or you may already have them. It may be easier to develop them in discussion with others who are writing for journals.

10) Take care of yourself

Writing for academic journals is highly competitive. It can be extremely stressful. Even making time to write can be stressful. And there are health risks in sitting for long periods, so try not to sit writing for more than an hour at a time. Finally, be sure to celebrate thoroughly when your article is accepted. Remind yourself that writing for academic journals is what you want to do – that your writing will make a difference in some way.

These points are taken from the 3rd edition of Writing for Academic Journals.





Tips menulis dan mengoreksi paper

disadur dari artikel yang ditulis oleh Anto Satriyo Nugroho (LIPI) pada Mei 29, 2011

    1. Author
      1. Penulisan paper harus memperhatikan siapa saja yang dicantumkan dan untuk alasan apa. Urutan penulisan author harus dipertimbangkan baik-baik. First author biasanya diberikan kepada yang paling besar kontribusinya. Mahasiswa/i yang sedang menempuh degree biasanya diberikan kesempatan menjadi first author disertai tanggung jawab untuk memberikan kontribusi terbesar. Second author lazimnya diberikan kepada coauthor yang paling intensif memberikan arahan kepada first author.  Last author biasanya untuk professor pimpinan laboratorium yang sudah memiliki nama, walau mungkin kontribusi beliau terhadap studi tersebut tidak sebanyak second author. Urutan ini lazim dipakai diberbagai journal. Akan tetapi beberapa jurnal seperti Physical Review, memakai alphabetic order dari nama author.
      2. Kalau yang berkontribusi banyak, tidak perlu malu menuliskan semua penulis. Paper yang berkaitan dengan kedokteran atau biologi, seringkali mencantumkan banyak author, karena mereka banyak berperan dalam penyediaan data. Paper Human Genome Project, misalnya, authornya bisa lebih dari 200.
      3. Dalam penulisan paper, harus selalu berkonsultasi dengan para coauthor, terutama pembimbing utama atau peneliti utama. Pengiriman harus atas persetujuan semua author.
    2. Introduction:
      1. Harus ada penjelasan mengapa studi itu penting untuk dilakukan
      2. Jelaskan pula, apa yang dilakukan oleh peneliti lain pada topik yang dipilih, apa kelebihan dan kelemahan mereka, dan dimana studi yang anda lakukan memberikan kontribusi terhadap masalah yang belum terpecahkan ? Ini akan menjaga kesinambungan scientific knowledge, dimana pengetahuan yang dibangun oleh peneliti yang lalu akan disempurnakan oleh peneliti yang datang belakangan.
      3. Bagian introduction ini ibaratnya etalase. Anda harus menempatkan barang yang menarik pengunjung agar mereka mau mampir dan membeli. Introduction harus dapat memikat orang agar mau membaca paper yang anda tulis. Para professor atau orang yang sibuk biasanya hanya membaca abstract, introduction dan conclusion. Karena itu pertanyaan yang dibuka di bagian introduction harus terjawab saat membaca conclusion. Sehingga setelah selesai membaca introduction dan conclusion, reader akan memahami posisi anda, kontribusi apa yang anda berikan.
      4. Di akhir introduction, lazim untuk menjelaskan struktur paper yang ditulis. Section 2 menjelaskan apa, Section 3 menjelaskan apa, dst.
    3. Penjelasan mengenai metode yang diusulkan (proposed method)
      1. Pada bagian ini dibahas novelty studi yang dilakukan. Novelty bisa berupa: (i) mengusulkan metode baru untuk suatu kasus yang bukan baru, (ii) memakai metode yang sudah ada untuk suatu kasus yang baru (iii) mengusulkan metode baru untuk kasus yang baru.
    4. Gambar dan Grafik
      1. Caption ditulis di bawah gambar/grafik
      2. Dalam panduan penulisan paper oleh IEEE, “Figure” ditulis singkat “Fig.” baik saat muncul di awal maupun tengah.
      3. Setiap gambar/grafik harus dibahas di dalam artikel. Jangan membuat reader menafsirkan sendiri gambar/grafik karena tidak ada penjelasan di artikel
      4. Pastikan sumbu X dan sumbu Y diberi label, masing-masing merepresentasikan apa dan apa unit-nya.
      5. Perhitungkan bahwa paper anda akan diprint pada proceeding hitam putih. Kalau pemakaian warna akan membuat informasi jadi tidak jelas, maka pakailah format yang sederhana black on white dan tidak memaksakan diri memakai gambar berwarna-warni.
      6. Grafik tidak perlu diberi border/bingkai. Hati-hati saat memakai MS Excell untuk meng-generate grafik, karena default-nya menyertakan border hitam yang tidak diperlukan saat dimuat di paper.
      7. Apabila menulis flowchart, lebih baik memakai warna foreground black dan background white. Apabila anda memberikan warna abu kepada kotak, seringkali saat diprint membuat tulisan di dalam kotak itu -yang umumnya berwarna hitam- menjadi tidak jelas.
      8. Apabila dalam gambar tersebut ada tulisan, perhatikan agar saat diresize ke dalam paper tulisan itu tidak terlalu kecil. Biasanya dalam panduan penulisan paper oleh jurnal hal ini akan diperingatkan. Karena author seringkali lupa, saat copy-paste gambar ke paper, tulisan yang berada dalam gambar menjadi terlalu kecil.
      9. Pastikan tidak memakai gambar yg copyrighted. Pakailah gambar yg dibuat sendiri, jangan memakai scanning dari paper/buku, untuk publikasi formal.
      10. Adakalanya kita perlu membedakan gambar yang dimuat: apakah untuk menjelaskan algoritma yang dibahas, ataukah untuk memperlihatkan hasil eksperimen. Untuk tujuan menjelaskan algoritma yang dibahas, lebih baik memakai gambar yang sederhana (boleh juga synthetic image) yang mampu memberikan imajinasi dengan tepat dan cepat kepada pembaca, bagaimana algoritma itu berjalan. Untuk tujuan kedua, yaitu memperlihatkan hasil eksperimen, anda boleh memakai gambar yang lebih kompleks karena tujuannya menjelaskan bagaimana algoritma itu berhasil dipakai pada data riil. Memakai data riil untuk menjelaskan algoritma kadangkala menimbulkan unnecessary complexity. Pilihlah gambar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
      11. Masukkan gambar setelah dijelaskan dulu di dalam artikel.
    5. Tabel
      1. Caption ditulis di atas tabel
      2. Dalam panduan penulisan paper oleh IEEE, “Table” ditulis singkat “Tab.” baik saat muncul di awal maupun tengah.
      3. Setiap tabel harus dibahas di dalam artikel. Jangan membuat reader menafsirkan sendiri tabel karena tidak ada penjelasan di artikel
      4. Masukkan tabel setelah dijelaskan dulu di dalam artikel.
    6. Experimental results
      1. Selalu bertanya “why”. Mengapa eksperimen ini berhasil ? Mengapa gagal ? Mengapa tidak optimal ?
      2. Reader akan mengevaluasi anda dari kualitas argumen anda dalam menjawab pertanyaan “why”
      3. Experiment terbagi dua: heuristics dan demonstrative. Heuristic experiments berisi keberhasilan dan kegagalan eksperimen yang dilakukan peneliti untuk memahami suatu metode, mendalami behavior suatu algoritma/sistem, yang akhirnya bertujuan menambah pengetahuan peneliti. Demonstrative experiment dilakukan setelah heuristic experiment selesai/lengkap. Demonstrative experiment ini tidak bertujuan untuk menambah pengetahuan sang peneliti, melainkan untuk meyakinkan orang lain mengenai ide yang ditulis. Jika demonstrative experiment ini tidak mampu meyakinkan pembaca, maka paper anda tidak akan diterima untuk publikasi. Tetapi terlalu banyak memakai waktu untuk membuat demonstrative experiment akan membuat anda kehilangan waktu untuk mengerjakan heuristic experiment. Akibatnya pengetahuan anda mengenai metode yang dibangun tidak akan komplit. Trade off antara kedua jenis eksperimen ini harus dipertimbangkan oleh peneliti dalam memanage waktu yang dimiliki.
      4. Tidak harus menceritakan semua eksperimen yang dilakukan. Pilihlah eksperimen yang dapat dipakai untuk membuat suatu cerita yang baik dan runut, agar pembaca dapat memahami ide yang disampaikan.
      5. Jangan pernah mengklaim bahwa metode anda adalah yang terbaik. Tidak pernah ada metode yang terbaik untuk semua kasus. Anda harus membahas, kapan metode itu berhasil dan kapan dia gagal. Dimana kelemahannya.
      6. Jangan lupa mencantumkan spesifikasi komputer, OS, waktu pengambilan data (tergantung sifat eksperimennya), running time (bedakan CPU time dan elapsed time. pelajari command “time” di linux. Yang dipakai adalah CPU time)
      7. Hati-hati dengan significant figures.
    7. Conclusion
      1. Conclusion mengulas secara singkat, apa yang dilakukan dan hasilnya bagaimana
      2. Jelaskan juga kelemahan dari studi yang dilakukan sebagai future work penelitian tsb.
      3. Di bagian Conclusion, harus jelas, apa (academic) contribution dari studi yang dilakukan.  Kesimpulan itu yang akan diingat oleh reader.
    8. Referensi
      1. Jangan memakai terlalu banyak area paper untuk menuliskan konsep yang sudah diketahui umum. Larikanlah ke referensi. Tiap halaman paper anda sangat mahal. Dedikasikan untuk membahas metode/hasil baru yang merupakan kontribusi orisinil anda.
      2. Referensi yang dicantumkan harus dicite di dalam artikel.
      3. Urutan prioritas: jurnal, peer review conference paper, conference paper tanpa review, text book yang benar-benar fundamental dan penting.
      4. Paper yang baik, akan memakai referensi yang mutakhir, misalnya 5 tahun terakhir
      5. Hati-hati saat menuliskan referensi dengan mencomot dari sana dan sini. Karena style penulisan referensi bisa saja berbeda, seperti urutan nama: last name dan singkatan first name. Harvard style referencing memakai urutan alphabetic nama pengarang, sedangkan IEEE urutannya berdasarkan kemunculan di paper. Pastikan anda mengikuti aturan yang ditetapkan editor.
      6. Apabila anda akan men-cite software, terlebih dahulu periksa situs pengembang software tersebut. Biasanya pengembang software akan merekomendasikan cara membuat sitasi terhadap karyanya. Misalnya untuk software WEKA, anda harus mengikuti permintaan pengembang sebagaimana dapat dibaca di http://www.cs.waikato.ac.nz/ml/weka/index_citing.html
      7. Jurnal/conference paper lazimnya memiliki informasi volume, issue number, halaman dsb. Ini harus disitasi lengkap sesuai dengan aturan penulisan paper (teknik referencing bisa jadi berbeda antara satu jurnal dengan yang lain.). Akan tetapi seiring dengan perkembangan zaman, dewasa ini prosiding dalam bentuk CD ROM sudah diterima sebagai publikasi resmi. Adakalanya jurnal juga diterbitkan secara online, sehingga tidak memiliki informasi halaman, melainkan nomer unique. Contohnya: http://www.malariajournal.com/info/about/ menyebutkan

        Articles in Malaria Journalshould be cited in the same way as articles in a traditional journal. However, because articles in this journal are not printed, they do not have page numbers. Instead, they have a unique article number.The following citation:

        Malar J 2004, 2:1

        refers to article 1 from volume 2 of the journal.

        As an online journal, Malaria Journal does not have issue numbers. Each volume corresponds to a calendar year.

    9. Lain-lain
      1. Apabila anda akan memakai singkatan sebuah metode, misalnya SOM untuk “Self Organizing Map”, pada saat muncul pertama kali di dalam paper anda harus menyebutkan secara lengkap terlebih dahulu dan diikuti dengan singkatannya di dalam kurung. Misalnya “Self Organizing Map (SOM) is used to ….”. Setelah itu, anda boleh memakai singkatan SOM tanpa harus menjelaskan kepanjangannya. Kesalahan sering terjadi saat seorang penulis menulis singkatan tanpa menjelaskan terlebih dahulu apa kepanjangannya.
      2. Setelah penulisan draft selesai, seringlah konsultasi dengan pembimbing, author maupun teman anda untuk membaca dan memberikan masukan. Seringkali karena terlalu fokus pada wording dan konten, terjadi kesalahan yang fatal tanpa disadari. Misalnya flowchart ternyata salah, grafik yang ditampilkan ternyata salah, dsb. Anda mungkin tidak menyadari kesalahan tersebut karena sedang fokus pada pemilihan argumen. Bantuan dari orang lain sangat diperlukan, karena mereka lebih “tenang” dalam membaca paper.
      3. Garis bawahi kalimat utama tiap paragraf dan perhatikan, apakah ada loncatan pembahasan dari satu paragraf ke paragraf yang lain.
      4. Adakalanya anda menulis paper mengenai topik yang spesifik untuk negara tertentu. Misalnya Natural Language Processing pada bahasa Indonesia. Saat menulis paper internasional, anda harus bayangkan bahwa pembacanya adalah orang yang tidak memahami bahasa Indonesia. Sehingga untuk contoh-contoh yang memakai bahasa Indonesia, harus diterjemahkan di dalam paper. Tanpa terjemahan, paper anda tidak dapat difahami oleh reader.
      5. Saat menulis alamat, hati-hati dengan penulisan singkatan “jalan” sebagai “Jl.”. Lebih baik anda tulis lengkap “Jalan”, misalnya “Jalan M.H. Thamrin”, karena Jl ada kemungkinan dibaca “je-i” oleh orang asing.
      6. Kalau ada keharusan menuliskan alamat, jangan lupa mencantumkan nama negara: “Indonesia” di alamat yang tertulis di paper.
      7. Orang Indonesia seringkali menulis simbol plus minus untuk menyatakan lebih kurang, yaitu + 50. Secara teknis ini salah, karena artinya plus 50 dan minus 50. Hindari singkatan yang spesifik difahami secara informal oleh orang Indonesia.
      8. Dalam menulis angka, perhatikan bahwa bahasa Inggris memakai titik, bukan koma untuk pemisah pada angka decimal. Demikian juga, penulisan basis pada logaritma, hendaknya mengacu ke bahasa Inggris. Yaitu basis ditulis sebagai subscript setelah “log”, bukan super script sebelum log. Penulisan kita banyak mengacu ke Belanda.
      9. Perhatikan jurnal yang dituju. Apabila anda mengirim ke jurnal berbasis Eropa seperti Nature, ikutilah British English. Jika anda mengirim ke jurnal berbasis Amerika, ikutilah US English. Lazimnya kalau IEEE mengikuti US. Contoh beberapa kata yang berbeda penulisan:  colour (British) vs  color (US), tumour (British) vs tumor (US)
      10. Perhatikan bahwa “that” dan “which” berbeda
      11. Reviewer biasanya mengecek: abstract untuk mendapatkan quick view, introduction untuk mengetahui posisi studi itu di belantara penelitian sejenis, conclusion untuk mengetahui seberapa bagus hasil yang dicapai, dan referensi untuk mengecek apakah author memakai referensi yang terkini (rule of thumb: last 5 years papers), terpercaya dalam artian peer reviewed.

Tambahan dari teman-teman (terima kasih atas masukannya yang sangat berharga)

Terima kasih atas tulisannya mas Anto. Hanya ingin sedikit manambahkan untuk bagian Figure.
1. width line untuk plot atau ukuran huruf untuk keterangan plot harus cukup besar sehingga orang yang sudah berumur masih dapat membaca dengan jelas gambar dan keterangannya jika papernya diprint dalam hitam putih (tidak perlu melihat gambar dan keterangannya dengan men-zoom sampai 300% di pdfnya)
2. caption gambar harus self-explained. Pembaca harus dapat mengerti kesimpulan yang dapat diambil dari gambar tersebut hanya dengan membaca captionnya, tanpa harus mencari di text.
semoga membantu…..

sumber asli : http://asnugroho.wordpress.com/2011/05/29/tips-mengoreksi-paper/